När förändring blir en del av vardagen behöver organisationer medarbetare som tar initiativ, lär nytt och agerar när alla svar ännu inte finns. Men hur ofta funderar vi över vad som krävs för att medarbetare ska fortsätta vilja göra det?

Jag har under lång tid pratat om att arbetslivet blir allmer komplext och föränderligt. För många organisationer är det inte längre en framtidsbild. Det är vardag.

Prioriteringar förändras medan arbetet pågår. Nya initiativ tillkommer innan de gamla är avslutade. Teknik förändrar både arbetssätt och kompetensbehov. Beslut behöver ibland fattas innan vi har hela bilden. Det som var rätt för några månader sedan behöver inte vara rätt idag.

I en sådan verklighet räcker det inte särskilt långt med en organisation där medarbetare är duktiga på att göra det de blivit tillsagda att göra. Vi behöver medarbetare som uppmärksammar sådant som andra ännu inte har sett, som tar initiativ när det inte finns en färdig instruktion som lär nytt när den gamla kunskapen inte längre räcker och som bidrar med perspektiv när riktningen behöver justeras. Medarbetare som inte bara genomför förändring, de är även med och skapar organisationens förmåga att hantera den.

Detta ställer höga krav på kompetens och ansvar men kanske underskattar vi ibland en annan förutsättning: medarbetare behöver också vilja göra det.

Så länge vi levererar är det lätt att missa vad som händer

De flesta organisationer är bra på att följa prestation. Vi vet om målen nås, projekten levererar och verksamheten går åt rätt håll. Och så länge resultaten finns där är det lätt att dra slutsatsen att organisationen fungerar som den ska.

Men medarbetare kan fortsätta prestera av många olika skäl. Vi kan arbeta hårt för att vi tycker att det vi gör är viktigt, för att vi vill bidra och för att vi känner ett genuint engagemang för uppgiften. Men vi kan också prestera därför att det förväntas av oss, för att en deadline närmar sig, för att målen ska nås eller helt enkelt för att vi är ansvarstagande medarbetare som gör vårt jobb. Utifrån kan det vara svårt att se skillnaden. Resultatet kan under en period till och med vara detsamma.

Det är här något intressant kan hända i organisationer som lever med ständig förändring. Förändring efter förändring hanteras. Medarbetare anpassar sig, prioriterar om och fortsätter leverera. Organisationen harvar på och det mesta tycks fungera. Samtidigt kan relationen till arbetet gradvis bli mer transaktionell. Jag gör det jag ska. Jag levererar det som förväntas. Jag tar ansvar för mitt område och går sedan vidare till nästa sak men utan att nödvändigtvis känna samma glädje eller engagemang i det jag gör.

Det behöver inte innebära att medarbetare har slutat bry sig helt eller att organisationen plötsligt har ett motivationsproblem. Men det väcker en viktig fråga: är det tillräckligt för den organisation vi behöver framåt?

Ständig förändring kräver mer än genomförande

I en mer förutsägbar miljö kan det fungera ganska bra att organisationen tänker och medarbetarna genomför. När omvärlden förändras snabbare blir den logiken betydligt svårare. Ingen ledningsgrupp kan se allt som händer längst ut i organisationen. Ingen chef kan ha svaret på varje situation som uppstår. Och ingen strategi kommer att kunna förutse varje förändring som organisationen behöver hantera.

Det var också en central tanke i vår tidigare del av serien Prestation i konstant förändring. Organisationer behöver bygga en förmåga där medarbetare kan agera även när ledaren inte har alla svar och där ledarens uppgift blir att skapa riktning, förståelse och handlingskraft tillsammans med andra.

Men den typen av organisation bygger på något. Den bygger på att medarbetare faktiskt använder det utrymme de får och att de vill bidra med sina perspektiv. Samt att de fortsätter vara nyfikna, utvecklas och ta initiativ även när förändringen pågår för tredje, fjärde eller femte gången. Och den viljan kan vi inte bara ta för given.

Vi bygger förmågan innan vi behöver den

Det är lätt att börja prata om motivation när den redan verkar saknas. När engagemanget sjunker, initiativen blir färre eller ännu en förändring möts med ett trött ”jaha”. Då vill vi gärna få tillbaka energin.

Men kanske behöver organisationer som lever med ständig förändring tänka på motivation på ett annat sätt. Inte som något vi försöker skapa när medarbetare tappat den utan som en del av den organisatoriska förmåga vi behöver bygga långt tidigare. För om vi vet att framtiden kommer kräva mer eget initiativ, mer lärande och större förmåga att navigera utan färdiga svar, behöver vi också vara nyfikna på vilka förutsättningar som gör att medarbetarevill bidra på det sättet.

I vårt första webbinarium i serien Prestation i konstant förändring beskrev vi motivation som en av flera viktiga förutsättningar för ansvar och prestation i förändring. Vi lyfte också hur förändring kan påverka medarbetares upplevelse av bland annat autonomi, kompetens och meningsfullhet - faktorer som har betydelse för motivationen.

För organisationen kan fortsätta leverera samtidigt som något gradvis förskjuts under ytan. Medarbetare är ansvarstagande. Vi anpassar oss, löser problem och får saker gjorda men vi kanske tar färre egna initiativ och väntar oftare på nästa prioritering. Vi fokuserar på det som ska levereras här och nu snarare än det som skulle kunna göras bättre. Vi reagerar på det som kommer snarare än att själva vara med och driva det som behöver hända.

Det behöver inte synas som ett prestationsproblem men i en organisation som behöver kunna anpassa sig kontinuerligt är det en viktig skillnad. Ju mer komplex och föränderlig verkligheten blir desto mindre kan organisationen förlita sig på att initiativ, beslut och lösningar alltid kommer uppifrån. Den behöver medarbetare som själva ser vad som behöver göras och har viljan att agera på det.

Det är därför motivation blir mer än en fråga om trivsel eller engagemang. Den blir en del av organisationens förmåga att anpassa sig, utvecklas och fortsätta prestera när förutsättningarna förändras.

Frågan blir därför inte bara vad vi gör när motivationen börjar svikta utan vilka förutsättningar vi skapar redan idag för att deras medarbetare ska vilja bidra, utvecklas och ta initiativ även när kraven ökar och spelplanen förändras.

Kanske behöver vi därför ställa fler frågor än om medarbetare gör det de ska. Vi behöver ställa oss frågor som: Vad får människor att vilja ta initiativ när ingen har bett dem? Vad får dem att fortsätta lära när spelplanen förändras igen? Och vad gör att de vill bidra till helheten, snarare än att bara leverera på sin egen del?

För i en värld där förändring är konstant kommer organisationer fortsatt behöva medarbetares som gör sitt jobb. Men de kommer i allt högre grad vara beroende av medarbetares som har motivation att se vad som behövs och agera på det.

Så kanske är en av frågorna vi behöver ställa oss: Har vi skapat rätt förutsättningar för medarbetare att vilja bidra på det sättet?

‍

Vill du fördjupa dig i vad som faktiskt skapar motivation?

I vårt tredje webbinarium i serien Prestation i konstant förändring fördjupar vi oss i vad forskning visar om mänsklig motivation, vad som händer med den när förutsättningarna förändras och hur ledare och organisationer kan skapa bättre förutsättningar för motivation och handlingskraft över tid.